Für die Familie

Familientreffen organisieren, ohne zwanzig Telefonate

Omas 80. Geburtstag, die Goldene Hochzeit, endlich mal wieder alle Cousins an einem Tisch: Die Idee ist schnell da. Dann telefonierst du dich durch fünf Haushalte, und jeder hat ein anderes Wochenende im Kopf. So geht es schneller.

whenfor.us · Aktualisiert am 26. Oktober 2026

Warum Familientermine so schwer zu finden sind

In einer Familie planen nicht Einzelne, sondern Haushalte. Die einen haben kleine Kinder mit Mittagsschlaf und Fußballturnier, die anderen arbeiten im Schichtdienst, der Onkel hat Bereitschaft, die Cousine studiert 500 Kilometer entfernt. Wer in Bayern wohnt, hat andere Schulferien als die Verwandtschaft in Nordrhein-Westfalen. Und am Ende muss vor allem eine Person können: die, um die es geht.

Am Telefon oder in der Familiengruppe läuft das dann so: Tante Petra schlägt den 14. vor, dein Bruder kann nur am 21., und als alle Antworten da sind, hat Tante Petra den 14. schon anders verplant.

Zuerst die Hauptperson, dann alle anderen

Bei einem runden Geburtstag oder einer Goldenen Hochzeit fragst du zuerst die Jubilare, welche Wochenenden für sie in Frage kommen. Nur diese bietest du der Familie an. Das klingt selbstverständlich, verhindert aber den häufigsten Fehler: einen Termin, an dem alle können – außer Oma.

Großeltern ohne Smartphone müssen nicht mitmachen. Ihre Wünsche kennst du nach diesem einen Anruf, und der Rest der Familie stimmt nur noch innerhalb davon ab.

Ein Eintrag pro Haushalt

Bei 30 Verwandten wird es übersichtlicher, wenn jeder Haushalt nur einmal einträgt: „Petra & Uwe“, „Familie Berger“, „Lukas (Leipzig)“. Dann steht über dem Raster zum Beispiel „passt für 7 von 8“ – und du weißt sofort, welcher Haushalt fehlt. Wer das Familienleben organisiert, trägt für alle ein, die dazugehören.

So findest du den Termin fürs Familientreffen

1. Link erstellen. Name: „Omas 80.“ oder „Familientreffen Sommer“. Unter „Tage wählen“ stellst du den Zeitraum ein, bis zu 31 Tage am Stück, also etwa vier Wochenenden. Unter der Woche markiert dann einfach niemand etwas.
2. Uhrzeiten in Blöcken. Als „Eigene“ Uhrzeit 11 bis 21 Uhr, unter „Weitere Optionen“ Zeitfenster von 3 Stunden. Dann gibt es pro Tag drei Blöcke: Mittagessen (11 bis 14 Uhr), Kaffee und Kuchen (14 bis 17 Uhr) und Abend (17 bis 20 Uhr). So seht ihr auch, ob eher ein Mittagessen oder ein Abend passt. Der Button unten stellt das schon so ein.
3. Die Notiz nutzen. Wo gefeiert wird, ob es Übernachtungsmöglichkeiten gibt, ob jeder einen Salat mitbringt. Bis zu 500 Zeichen und drei Links, zum Beispiel zum Gasthaus oder zur Ferienwohnung.
4. In die Familiengruppe schicken. Wer nicht in der WhatsApp-Gruppe ist, bekommt den Link per SMS oder Mail. Er öffnet sich in jedem Browser, ohne App und ohne Anmeldung.
5. Festlegen. Sobald die Heatmap den besten Tag zeigt, legst du ihn fest. Alle sehen „Abgemacht!“ und übernehmen den Termin in ihren Kalender. Für die Familiengruppe bekommst du ein Bild und eine fertige Nachricht.

Typische Familienanlässe

Runder Geburtstag und Goldene Hochzeit

Hier ist der Rahmen meist eng: ein Wochenende rund um den Ehrentag. Biete nur die zwei, drei Wochenenden an, die die Jubilare freigegeben haben, und frag früh, damit das Gasthaus noch frei ist. Wird es eine Überraschung, gelten ein paar Regeln mehr; die stehen unter Geburtstag nachfeiern.

Weihnachten und Ostern: Bei wem feiern wir?

Wo gefeiert wird, müsst ihr selbst ausmachen. Aber wann, das lässt sich abstimmen. Gerade an Weihnachten hilft das Raster: Wer kann an Heiligabend, wer am ersten, wer am zweiten Feiertag? Oft zeigt sich, dass Mittag bei den einen und Abend bei den anderen gut zusammenpasst. Stell dafür die Feiertage als Tage ein und lass die Blöcke für Mittag, Nachmittag und Abend markieren.

Das große Familientreffen

Wenn sich alle Zweige der Familie einmal treffen sollen, plane mit einem halben Jahr Vorlauf und frag die Schulferien in allen Bundesländern mit ab, aus denen jemand kommt. Abgestimmt werden einzelne Tage mit Uhrzeiten, keine ganzen Wochenenden am Stück. Für ein Fest am Samstag ist das genau richtig; Unterkunft und Anreise klärt ihr danach.

Der Familien-Videocall mit Verwandten im Ausland

Der Bruder lebt in Toronto, die Cousine in Sydney, die Eltern in Hamburg? Für den Videocall zu Omas Geburtstag stellst du Zeitfenster von 1 Stunde ein. Alle sehen das Raster automatisch in ihrer eigenen Zeitzone und tragen ihre eigene Ortszeit ein. Der beste Termin ist für alle derselbe Moment, niemand muss umrechnen.

Kleine Tipps, große Wirkung

Wer muss unbedingt dabei sein?

Tipp in der Liste der Antworten auf einen Namen, dann siehst du nur dessen Zeiten im Raster. So prüfst du schnell, ob die Jubilare oder die Familie mit der weitesten Anreise am besten Termin können.

Rücksicht auf die Kleinen

Familien mit Kleinkindern markieren den Block über Mittag oft nicht, weil dann Mittagsschlaf ist. Wenn der Nachmittag bei allen dunkel ist, ist das eure Antwort: Kaffee und Kuchen statt Mittagessen.

Frist setzen und nachhaken

Setz eine Frist, und frag bei den Haushalten nach, die noch fehlen. Erinnerungen verschickt whenfor.us nicht, aber in der Liste siehst du, wer schon eingetragen hat.

Familiäres bleibt in der Familie

Die Abstimmung sehen nur die, die den Link haben. Sie ist für Suchmaschinen gesperrt und löscht sich 90 Tage nach ihrem letzten Tag von selbst.

Habt ihr gleichzeitig ein Klassentreffen vor, steht das Vorgehen unter Klassentreffen organisieren. Grundsätzliches zur Terminfindung in größeren Gruppen findest du im Ratgeber Terminfindung in der Gruppe.