Für die Weihnachtsfeier

Weihnachtsfeier planen: erst der Termin, dann der Rest

Lokal, Wichteln, Glühwein: Das ist schnell geklärt. Schwierig ist der Abend. Im Dezember sind die Freitage früh vergeben, und jede Woche, die die Terminfrage im Chat hängt, kostet euch einen davon. So steht der Termin für eure Weihnachtsfeier in ein, zwei Tagen.

whenfor.us · Aktualisiert am 26. Oktober 2026

Warum der Dezember so schnell voll ist

In der Adventszeit will jeder etwas von denselben Abenden: die Firma, das Team, der Sportverein, der Chor, die Kita, die Familie und die Freunde, mit denen man „unbedingt noch vor Weihnachten“ auf den Weihnachtsmarkt wollte. Wer Mitte November zum ersten Mal fragt, findet kaum noch einen Freitag oder Samstag, an dem genug Leute können. Ab etwa dem 20. Dezember sind dann viele schon bei der Familie oder im Urlaub.

Die Antwort auf „Ab wann sollte man die Weihnachtsfeier planen?“ lautet deshalb: Den Termin klärst du am besten Ende Oktober oder Anfang November. Alles andere – Lokal, Programm, Wichteln – hat danach noch Zeit. Nur der Abend nicht.

Unter der Woche ist kein Notnagel

Viele Gruppen fragen nur die Freitage ab und wundern sich, dass keiner passt. Biete die Abende von Montag bis Samstag an. Ein Donnerstag, an dem zehn von zwölf können, ist eine bessere Weihnachtsfeier als ein Freitag, an dem sechs kommen. Und Restaurants haben unter der Woche eher noch einen Tisch für eine große Gruppe frei.

So findest du den Termin für die Weihnachtsfeier

1. Link erstellen. Name: „Weihnachtsfeier“, oder genauer: „Weihnachtsfeier Team Vertrieb“. Unter „Tage wählen“ stellst du den 1. bis 19. Dezember ein, als Uhrzeit „Abends“ oder 18 bis 24 Uhr. Der Button unten füllt das schon so vor.
2. Ganze Abende statt Stunden. Unter „Weitere Optionen“ wählst du Zeitfenster von 3 Stunden. Dann markieren alle echte Abende (18 bis 21 und 21 bis 24 Uhr) statt einzelner Stunden.
3. Details in die Notiz. Ebenfalls unter „Weitere Optionen“: welches Lokal ihr im Blick habt, ob jeder selbst zahlt, ob gewichtelt wird. Bis zu 500 Zeichen und drei Links, zum Beispiel zur Speisekarte.
4. Mit Frist verschicken. „Tragt bis Freitag ein, an welchen Abenden ihr könnt.“ Der Link funktioniert im Team-Chat, in der WhatsApp-Gruppe oder per Mail, auf dem Handy wie am Rechner. Niemand braucht ein Konto oder muss eine E-Mail-Adresse angeben.
5. Heatmap lesen. Je dunkler ein Feld, desto mehr Leute haben dann Zeit. Ganz oben steht der beste Termin in einem Satz, etwa „passt für 9 von 12“, darunter die nächstbesten.
6. Festlegen und Bescheid sagen. Tipp auf „Termin festlegen“. Alle sehen „Abgemacht!“ mit der Liste, wer dabei ist, und können den Termin mit „In den Kalender“ übernehmen. Du bekommst ein Bild und eine fertige Nachricht für den Chat – das ist euer „Save the date“.

Weihnachtsfeier mit Kollegen

Im Team ist das Problem selten die Lust, sondern der Kalender: Teilzeit, feste Homeoffice-Tage, Schichtdienst, Kolleginnen, die nur an bestimmten Tagen im Büro sind. Ein paar Tipps:

• Alle erreichen, nicht nur den Chat. Wer nicht in der Team-Gruppe ist, bekommt den Link per Mail. Auch Leute aus anderen Abteilungen, Werkstudenten oder Freelancer brauchen keinen Firmenzugang, nur den Link.
• Bei Schichtarbeit breiter fragen. Arbeitet ein Teil des Teams spät, stell eigene Uhrzeiten ein, etwa ab 15 Uhr mit Fenstern von 2 Stunden. Dann seht ihr, ob ein früher Abend oder ein Mittagessen besser passt als der klassische Abend im Lokal.
• Vornamen reichen. Wer den Link hat, sieht die Namen und Zeiten. Für die Weihnachtsfeier reicht „Jana“ oder „Jana K.“.
• Die Zahl für die Reservierung. Nach dem Festlegen steht da, wer an dem Abend kann. Mit dieser Zahl rufst du im Lokal an. Eine verbindliche Zusage ist das noch nicht – frag kurz vorher noch mal in die Runde.

Bis zu 150 Leute passen in eine Abstimmung. Für die große Firmenfeier mit mehreren Standorten legt meist ohnehin die Geschäftsführung den Termin fest; whenfor.us hilft dann bei allem, was danach kommt: dem Abend der Abteilung, dem Vorbereitungsteam, dem Glühwein nach Feierabend.

Weihnachtsfeier im Verein

Im Verein feiern oft Familien mit: Die Jugendabteilung bekommt Besuch vom Nikolaus, die Kinder führen etwas auf, danach gibt es Kaffee und Plätzchen. Dafür passt der Samstag- oder Sonntagnachmittag besser als der Abend. Stell als Uhrzeit „Tagsüber“ ein und wähl die Adventswochenenden aus. Für die Feier der Erwachsenen, etwa nach dem letzten Training des Jahres, machst du einfach einen zweiten Link. Mehr zu Vereinsterminen steht unter Termin finden im Verein.

Weihnachtsfeier mit Freunden

Weihnachtsmarkt und Glühwein

Für einen Abend auf dem Weihnachtsmarkt reichen Zeitfenster von 2 Stunden, gern schon ab 17 Uhr, wenn ihr direkt nach der Arbeit losgeht. Schreib in die Notiz, an welchem Stand ihr euch trefft.

Weihnachtsessen und Wichteln

Beim gemeinsamen Weihnachtsessen mit Freunden ist der Abend lang, also bleib bei 3 Stunden. Wenn ihr wichtelt: Die Lose zieht ihr woanders, whenfor.us findet nur den Abend. Die Wichtel-Regeln („höchstens 15 Euro, nichts Selbstgebasteltes“) passen aber gut in die Notiz.

Plätzchen backen

Ein Backnachmittag gehört aufs Wochenende. „Tagsüber“, Fenster von 3 oder 4 Stunden, und in die Notiz, wer welchen Teig mitbringt.

Zwischen den Jahren

Viele Freundeskreise sehen sich erst, wenn alle über die Feiertage in der Heimat sind. Dann frag die Tage vom 26. bis 30. Dezember ab, ruhig auch tagsüber. Das ist der eine Zeitraum im Jahr, in dem auch die Weggezogenen da sind.

Nach dem Termin: die kurze Liste

• Lokal reservieren, sobald der Abend steht. Größere Gruppen im Dezember lieber gleich am nächsten Tag.
• Geld klären: Zahlt jeder selbst, gibt es ein Budget pro Person, wird ein Menü vorbestellt?
• Heimweg mitdenken: Wie kommen alle nach Hause, fahren Busse und Bahnen noch?
• Alles in die Notiz: Adresse, Uhrzeit, Link zum Lokal. Die Notiz lässt sich jederzeit ändern und steht für alle auf derselben Seite.

Trefft ihr euch auch übers Jahr regelmäßig, hilft der Stammtisch. Warum die Terminsuche im Chat so oft hängen bleibt, steht im Ratgeber Terminfindung in der Gruppe. Wer die Weihnachtsfeier bisher per Doodle-Umfrage abgestimmt hat, findet den Unterschied unter Doodle-Alternative.