Für Vereine

Termin finden im Verein, ohne Rundmail-Pingpong

Der Vorstand muss sich vor dem Sommerfest noch mal zusammensetzen, der Chor braucht eine Zusatzprobe vor dem Konzert, die Mannschaft will ihren Saisonabschluss feiern. Und jedes Mal beginnt dieselbe Runde: Wer kann wann?

whenfor.us · Aktualisiert am 8. Oktober 2026

Warum Terminfindung im Verein so zäh ist

Im Verein kommen Leute zusammen, die sonst wenig gemeinsam haben: Schüler und Rentnerinnen, Leute mit Schichtdienst und Leute mit Bürojob, Eltern mit Fahrdiensten am Nachmittag. Alle machen das ehrenamtlich, neben allem anderen. Entsprechend schwer ist es, einen Abend zu finden, an dem genug Leute können.

Dazu kommt das Werkzeug: Die Rundmail, auf die die Hälfte mit „Allen antworten“ reagiert. Die WhatsApp-Gruppe mit 40 Mitgliedern, in der die Terminfrage zwischen Fotos vom letzten Turnier untergeht. Oder eine Umfrage, für die sich erst alle irgendwo anmelden sollen – und die Hälfte macht es nicht.

So findest du den Termin für deinen Verein

1. Link erstellen. Sag, worum es geht („Vorstandssitzung“, „Zusatzprobe Weihnachtskonzert“), wähl den Zeitraum und die Uhrzeiten. Für Sitzungen nach Feierabend passt etwa 18 bis 22 Uhr, für eine Probe am Wochenende eher „Tagsüber“.
2. Ort und Details in die Notiz. Unter „Weitere Optionen“ ist Platz für Raum, Tagesordnung oder einen Link zum Vereinsheim auf der Karte, bis zu 500 Zeichen.
3. In die Gruppe schicken oder per Mail an alle, die nicht im Chat sind. Der Link öffnet sich in jedem Browser, auf dem Handy wie am Computer. Niemand braucht ein Konto, niemand muss eine E-Mail-Adresse angeben.
4. Heatmap lesen und festlegen. Du siehst auf einen Blick, wann die meisten können. Leg den Termin fest, und alle bekommen ihn mit einem Tipp in den Kalender. Für den Chat gibt es ein fertiges Bild und eine Nachricht.

Typische Vereinstermine

Vorstandssitzung und Vorstandstreffen

Kleine Runde, aber alle sollen dabei sein. Wähl Zeitfenster von 2 Stunden, damit die Sitzung als Block markiert wird. Wenn es keinen Termin für alle gibt, zeigt dir der Satz über dem Raster, wer bei der besten Option fehlt (bei bis zu drei Leuten) – dann kannst du gezielt nachfragen, ob sich bei dieser Person etwas verschieben lässt.

Mitgliederversammlung

Hier hilft whenfor.us beim Vorfühlen: An welchen Abenden könnten die meisten? Die förmliche Einladung mit Frist und Tagesordnung läuft danach so, wie es eure Satzung vorschreibt – die ersetzt kein Tool.

Chorprobe und Bandprobe

Für eine Zusatzprobe vor dem Auftritt zählt nicht nur die Zahl, sondern die Besetzung: Ohne Bass oder ohne Tenöre bringt die Probe wenig. Schau dir bei den besten Terminen an, wer kann, und nimm notfalls den Termin, an dem alle Stimmen besetzt sind, auch wenn insgesamt zwei Leute weniger da sind.

Mannschaft und Trainingsgruppe

Das Training liegt meist fest, aber Nachholspiele, Freundschaftsspiele, die Weihnachtsfeier oder der Saisonabschluss brauchen einen eigenen Termin. Mit bis zu 150 Leuten pro Abstimmung passt auch eine ganze Abteilung samt Trainerteam in ein Raster.

Elternabend und Elternbeirat

Elternbeiräte und Fördervereine haben ein besonderes Problem: Viele können erst, wenn die Kinder im Bett sind, andere nur direkt nach der Arbeit. Ein breiter Abendbereich von 18 bis 22 Uhr mit 1-Stunden-Fenstern zeigt, wo sich die beiden Gruppen überschneiden.

Tipps für den Vereinsalltag

Vornamen reichen

Wer den Link hat, sieht die Namen und Zeiten darauf. Für eine Vereinsabstimmung reicht deshalb der Vorname oder „Vorname + Anfangsbuchstabe“. Abstimmungen tauchen nirgends öffentlich auf, sind für Suchmaschinen gesperrt und werden 90 Tage nach ihrem letzten Tag automatisch gelöscht.

Frist setzen, Ergebnis zeigen

Schreib dazu, bis wann alle eintragen sollen. Danach legst du den Termin fest – und wer nicht geantwortet hat, sieht trotzdem sofort, wann es stattfindet.

Ehrlich mit „die meisten“ umgehen

In größeren Gruppen findet sich selten ein Termin für alle. Sag offen, dass der Termin mit den meisten Zusagen genommen wird. Wenn alle sehen konnten, wie es zustande kam, ist das fast immer in Ordnung.

Mehr dazu, warum das besser funktioniert als Rundmail und Gruppenchat, steht im Ratgeber gemeinsamen Termin finden. Wer bisher Doodle benutzt, findet einen Vergleich unter Doodle-Alternative.