Para família
Como organizar um encontro de família em que os primos todos podem ir
Todo velório e todo casamento termina com a mesma frase: "a gente precisa se ver mais, sem ser nessas ocasiões". O encontro de família é a resposta, e a parte difícil não é o cardápio. É achar um domingo em que a avó, os tios do interior e o primo que mora fora podem ao mesmo tempo.
Por que é tão difícil juntar a família
Família grande tem agenda de empresa. Cada núcleo tem os próprios compromissos: filho com campeonato, plantão no hospital, a sogra que também quer o domingo, o casal que divide os fins de semana entre as duas famílias. Some a isso os parentes que moram em outra cidade ou em outro país, e "vamos marcar um almoço" vira um assunto que passa meses no grupo da família, entre figurinhas de bom dia e correntes.
No grupo, quem responde primeiro costuma decidir, e quem demora a ver as mensagens, normalmente os mais velhos, fica de fora. O resultado é aquele encontro em que justamente a tia que mais queria ir não pôde.
Passo a passo para organizar o encontro de família
- Comece por quem não pode faltar. O encontro é para a avó? Para o tio que vem de Portugal? Pergunte primeiro a essas pessoas quais fins de semana servem, e use só esses dias no link.
- Escolha o formato de um dia só. Almoço de domingo, churrasco no sítio, café da tarde. O botão abaixo abre o formulário com o fim de semana, das 11h às 21h, em blocos de 4 horas. Em "Escolher datas" você inclui até 31 dias, por exemplo todos os fins de semana de um mês.
- Coloque o essencial em "Detalhes", em "Mais opções": de quem é a casa ou o sítio, o link do mapa, se é para levar um prato. São até 500 caracteres e até 3 links, e todo mundo vê assim que abre o link.
- Mande no grupo da família com um prazo. "Marquem até domingo que vem, que a vó quer saber." Cada um abre o link no celular, digita o nome e arrasta o dedo sobre os horários em que pode. Ninguém precisa de app nem de cadastro.
- Escolha o dia e avise todo mundo. O mapa de calor mostra qual fim de semana junta mais gente. Toque em "Escolher o horário final": aparece "Tá marcado!" com quem pode ir, e você manda a imagem com a mensagem pronta no grupo. Cada um salva na agenda com um toque.
Dicas para família grande
Uma resposta por casa
Com 60 ou 80 parentes, o mapa fica mais claro se cada núcleo responde uma vez só, com um nome como "Família do tio Zé" ou "Ana, Beto e as crianças". Assim o resultado conta casas, que é o que importa para saber se o encontro vai dar certo. Se a família preferir que cada um responda sozinho, tudo bem também: o whenfor.us aceita até 150 pessoas por evento.
Ajude os mais velhos sem decidir por eles
A tia que mal usa o celular só precisa abrir o link, digitar o nome e passar o dedo nos horários. Se mesmo assim ela preferir não mexer, ligue, pergunte quais dias servem e decida a partir disso. É melhor do que descobrir na véspera que ela tinha consulta.
Quem mora longe precisa de mais tempo
Para quem vem de avião, um encontro de família marcado para daqui a dois fins de semana não dá. Crie o link com semanas de antecedência e, se for o caso, use as férias escolares de julho ou de janeiro, quando os primos que estudam fora estão em casa.
Evite as datas que já têm dono
Dia das Mães, Dia dos Pais, Natal e Ano-Novo já são de família, mas de várias famílias ao mesmo tempo: quem é casado divide a data com os sogros. Um domingo comum costuma juntar mais gente do que um feriado.
Encontro com nome e camiseta
Muitas famílias fazem o "Encontro da Família Oliveira" todo ano, com camiseta, faixa e foto oficial. Dê ao evento o mesmo nome: ele aparece na imagem de convite que o link mostra no grupo, e todo mundo entende na hora do que se trata. Na hora de juntar os tamanhos da camiseta, use a lista de quem pode ir.
Parentes no exterior e a chamada de vídeo
Tem família brasileira em Portugal, nos Estados Unidos, no Japão. O whenfor.us mostra a grade para cada pessoa no próprio fuso horário, automaticamente: o primo em Tóquio, 12 horas na frente de Brasília, vê os horários no horário de Tóquio, e o melhor horário é o mesmo momento para todos.
Isso serve para duas coisas. Quem vem para o Brasil marca as datas da viagem no mesmo link. E quem não vem pode entrar por chamada de vídeo no meio do almoço. Para a chamada, crie um link separado com "Qualquer hora" e blocos de 1 hora: entre o Brasil e o Japão, sobram poucas horas do dia que servem para os dois lados, e a grade mostra quais são.
Depois da data: o almoço de domingo vira tradição
Deu certo? Depois de escolher o horário final, aparece o botão "Marcar o próximo", que abre o formulário com a mesma configuração, para o próximo encontro. E se a família for de churrasco, veja como organizar um churrasco com os amigos: as dicas de vaquinha e de quem leva o quê servem para a família também. Para juntar outro tipo de grupo, como os colegas de escola, veja como organizar um reencontro de turma.
Perguntas frequentes
Como organizar um encontro de família com parentes de várias cidades?
Comece pelas pessoas que não podem faltar, crie um link com vários fins de semana e mande no grupo da família com um prazo. Cada um marca quando pode, e o mapa de calor mostra o fim de semana que junta mais gente. Para quem vem de longe, dê algumas semanas de antecedência.
Os mais velhos conseguem usar?
Sim. Não tem app, cadastro nem senha: é abrir o link pelo WhatsApp, digitar o nome e passar o dedo nos horários. Se alguém preferir não usar o celular, pergunte por telefone e decida a partir dessa resposta.
E os parentes que moram no exterior?
Cada pessoa vê os horários no próprio fuso, automaticamente. Eles podem marcar as datas em que vêm ao Brasil, ou você cria um link separado para uma chamada de vídeo durante o encontro.
Dá para marcar um fim de semana inteiro, com hospedagem?
O whenfor.us trabalha com horários em dias escolhidos, não com períodos de vários dias. Para um encontro de um dia só, como um almoço ou churrasco, ele é ideal. Para um fim de semana inteiro, peça para cada um marcar o sábado e o domingo todos, e escolha o fim de semana em que os dois dias juntam mais gente.
