Pour les retrouvailles

Organiser des retrouvailles d’anciens élèves : retrouver tout le monde, puis la bonne soirée

« Il faudrait qu’on fasse quelque chose pour les 20 ans du bac ! » La phrase circule dans le groupe de la classe, tout le monde est partant, et puis plus rien. Entre ceux qui ont déménagé à l’autre bout de la France, ceux qui ont trois enfants et ceux qu’on n’a jamais retrouvés, organiser des retrouvailles demande un peu de méthode. La voici, étape par étape.

whenfor.us · Mis à jour le 26 octobre 2026

1. Former un petit comité

Deux à quatre personnes motivées suffisent : une qui connaît tout le monde, une qui aime les listes, une qui sait négocier avec un restaurant. Votre première réunion, au café ou en visio, se cale avec un lien sur la semaine prochaine, en soirée : c’est exactement ce que prépare le bouton plus bas. Répartissez-vous ensuite les tâches : retrouver les anciens, choisir le lieu, gérer les inscriptions.

2. Retrouver les anciens

C’est l’étape la plus longue, alors commencez tôt. Créez un groupe Facebook ou WhatsApp « Promo 2006 » ou « Terminale S2 », demandez à chacun d’ajouter ceux avec qui il est resté en contact, cherchez les noms manquants sur Facebook et LinkedIn, et contactez l’association des anciens élèves si votre lycée en a une. Copains d’avant a longtemps été le réflexe ; aujourd’hui, c’est surtout le bouche-à-oreille dans les groupes qui fait le travail. Tenez une liste simple : qui est retrouvé, par quel canal, qui manque encore.

3. Choisir la période

Beaucoup d’anciens ne vivent plus dans la ville du lycée. Les retrouvailles tombent donc souvent pendant les vacances de Noël ou l’été, quand chacun rentre voir sa famille, ou un samedi annoncé longtemps à l’avance. Décidez d’abord du mois dans le groupe, avec une question simple, puis passez à la grille pour trouver la soirée précise.

4. Trouver la soirée avec une grille

1. Créez un lien avec « Choisir les dates » sur le mois retenu (jusqu’à 31 jours) et une plage sur mesure de 19 h à 22 h. Avec des créneaux de 3 h, chaque soir devient un seul bloc, facile à cocher.
2. Postez-le dans le groupe de la promo avec une date limite : « Cochez vos soirs libres d’ici dimanche, on réserve la semaine prochaine. »
3. Laissez chacun répondre depuis son téléphone : il tape son prénom et glisse le doigt sur ses soirées libres. Pas de compte, pas d’e-mail, pas d’appli. La carte de chaleur montre combien d’anciens sont libres chaque soir, et une phrase donne la meilleure soirée et le nombre de personnes qu’elle réunit. Les samedis ressortiront sans doute, mais la grille vous dira peut-être qu’un vendredi des vacances arrange plus de monde.
4. Choisissez la date finale. La page affiche « C’est calé ! » avec la liste des présents ; vous recevez une image et un message prêts à poster dans le groupe, et chacun ajoute la soirée à son agenda (fichier .ics ou Google Agenda).

Les détails qui font la différence

Les réponses sont visibles par tous

Tous ceux qui ont le lien voient les prénoms et les créneaux de chacun. Si vous le postez dans un groupe Facebook ouvert, demandez à chacun de répondre avec son prénom et l’initiale de son nom (« Julie M. ») plutôt qu’avec son nom complet. Ça règle aussi le cas des trois Julie de la classe : deux réponses ne peuvent pas porter le même nom.

Ceux qui vivent à l’étranger

Un ancien parti à Montréal, une autre à Singapour qui veut au moins passer en visio pour trinquer ? Chacun voit les horaires dans son propre fuseau horaire, sans calcul. Pour ceux qui doivent prendre l’avion, annoncez la date le plus tôt possible.

La note pour les infos pratiques

Le nom du restaurant, le lien vers sa carte, la participation demandée, le lien de la cagnotte : l’organisateur peut ajouter une note visible par tous (500 caractères au maximum, jusqu’à 3 liens, sans raccourcisseur d’adresse).

Une soirée, pas un week-end

whenfor.us aide à choisir une soirée ou un après-midi parmi plusieurs dates ; il n’a pas de mode « week-end entier ». Si vous prévoyez une visite du lycée le samedi et un brunch le dimanche, utilisez la grille pour le temps fort, la soirée, et calez le reste autour.

Le texte d’invitation

Un exemple à adapter, à poster avec le lien :

« Vingt ans déjà ! On organise les retrouvailles de la promo 2006 du lycée Jean-Moulin en décembre. Pour trouver la soirée qui arrange le plus de monde, cochez vos soirs libres sur ce lien avant le 15 novembre, sans inscription. Et transférez-le à ceux qui ne sont pas encore dans le groupe ! »

Une fois la date choisie, le message « C’est calé ! » reprend le nom de l’événement, la date, l’heure, vos précisions et le lien.

Conventum, rhéto, souper de classe

Au Québec, on parle de conventum ou de retrouvailles du secondaire ou du cégep ; en Belgique, les anciens de rhéto se retrouvent ; en Suisse romande, on organise un souper de classe. La méthode est la même partout : un comité, une liste, un lien, et la soirée qui réunit le plus de monde.

Vous réunissez plutôt la famille ? Voyez notre page pour organiser une cousinade. Pour un groupe plus restreint de vieux copains, notre page dîner entre amis suffit, et notre guide pour trouver une date commune compare les différentes façons de poser la question.